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Durchführung von Sonderprüfungen

Sonderuntersuchungen haben verschiedene Namen, gemeint ist in der Praxis in der Regel jedoch das Gleiche. Übliche Bezeichnungen, die von Fachleuten weitgehend synonym genutzt werden, sind beispielsweise:

  • Sonderuntersuchung
  • Unterschlagungsprüfung
  • Sonderprüfung
  • Außerplanmäßige Prüfung
  • Fraud Audit
  • und andere mehr

Die Durchführung von Sonderuntersuchung erfolgt häufig anlassbezogen. Es werden informell, etwa durch anonyme Schreiben an die Interne Revision, Hinweise laut, die von möglichen dolosen Handlungen berichten. Im Zeitalter des Internet werden dabei zunehmend Emails genutzt. Eine andere Möglichkeit sind Hinweise, die von einem installierten Hinweisgebersystem (Whistleblowing) kommen. Diese Hinweise lassen sich vor der Durchführung einer Sonderuntersuchung häufig substantiieren, informelle Hinweise, bei denen sich der Hinweisgeber in die Anonymität zurückzieht, allerdings nicht.

Sonderprüfungen haben grundsätzlich den Zweck, dolose Handlungen aufzudecken. Während der Sonderprüfung werden nicht selten auch Corporate Intelligence (CI) Maßnahmen umgesetzt, häufig im Vorfeld der eigentlichen Prüfung. Eine Sonderprüfung wird dann Art und Weise sowie das Ausmaß der dolosen Handlungen als Prüfungsziele haben.

Es entspricht best practice, dass Sonderprüfungen iterativ durchgeführt werden. Das heißt, dass in der Praxis oftmals viele verschiedene Prüfungsfelder vorhanden sind. Abhängig von den jeweiligen Untersuchungszielen werden die Experten einige Prüffelder untersuchen, andere nicht. Die Ziele der Prüfung müssen darum für die Organisation verbindlich definiert werden, weil davon nicht nur der Kostenrahmen, sondern auch der Erfolg der Untersuchung abhängen.

Von grundsätzlicher Bedeutung ist dabei, dass eine gerichtsverwertbare Sicherung von Informationen und Dokumenten stattfindet, die Prüfungsergebnisse selbst auch gerichtsverwertbar sind und die Experten auch als Zeugen zur Verfügung stehen. Jede Sonderprüfung muss mit dem Blick auf eine mögliche juristische Auseinandersetzung mit den potentiellen Straftätern durchgeführt werden.

Gerade diese letzte Besonderheit wird in der Praxis nicht selten ignoriert. Werden aber Informationen vor Gericht vorgelegt, bei denen nicht ausgeschlossen ist, dass sie verkürzt, verfälscht oder sonstwie manipuliert worden sind, so sind sie im ungünstigsten Fall nicht gerichtsverwertbar und spielen dem Täter in die Hände. Das kann nicht im Sinne der Organisation sein, die von den dolosen Handlungen betroffen ist.

Durchgeführt werden Sonderprüfungen von Fachleuten mit entsprechender Erfahrung und Ausbildung. Erfahrung können Organisationen an Hand von fachlichen Publikationen, Projektreferenzen und anderen Informationen aus einem Lebenslauf erkennen. Eine spezielle Ausbildung ist das Examen zum Certified Fraud Examiner (CFE), das mittlerweile auch in Deutschland erste Verbreitung findet.