Worst Practice Whistleblowing: wie man es nicht machen sollte...

Es gilt unter Experten als Selbstverständlichkeit , dass eine gewünschte Anonymität des Informanten unter allen Umständen respektiert wird. Welche Problematik eine Verletzung dieses Grundsatzes haben kann, zeigt das folgende, fast fiktive Beispiel:

Unabhängig von der Internen Revision ist in einer Organisation eine Hinweisstelle etabliert worden. Der verantwortliche Mitarbeiter, für den keine besonderen Regelungen hinsichtlich Verschwiegenheit wie beispielsweise für Rechtsanwälte bestehen, kann per Telefon, Email oder auch persönlich Hinweise entgegennehmen.

Dezidierte Regelungen und Ablaufbeschreibungen für den Umgang mit Hinweisgebern existieren in der Organisation noch nicht, als er bereits einen Hinweis auf mögliche Complianceverletzungen durch einen Angestellten der Organisation erhält.

Erste Prüfungshandlungen der Internen Revision, die zeitnah eingeleitet werden, substantiieren diesen Hinweis bis hin zu einem begründeten Anfangsverdacht. Der Internen Revision war es allerdings nicht möglich, in einen anonymen und direkten Kontakt mit dem Hinweisgeber zu treten, um die ersten Ergebnisse auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen. In der Organisation findet auch keine ausreichend intensive Prüfung dieser Hinweise statt.

Die in dieser Konstellation entstehende Problematik ist augenscheinlich:

Der Mitarbeiter, der mit der Funktion Whistleblowing befasst ist, kann seinen Hinweisgebern im Falle einer juristischen Auseinandersetzung keinen wirksamen Schutz ihrer Anonymität bieten.
Die Ausgestaltung des Systems ist nicht dergestalt, dass eingehende Hinweise in einem Dialog mit einem anonymen Hinweisgeber plausibilisiert werden können.
Die fehlenden Verantwortlichkeiten, Berichtswege und Abläufe bei der Abarbeitung von Hinweisen verzögen oder hemmen die zeitnahe Aufnahme und Prüfung eingehender Hinweise, bis hin zu dem Risiko, dass das Hinweisgebersystem im Ganzen nicht wirksam arbeiten wird.
Die Interne Revision ist hier offensichtlich auf Grund fehlender Kompetenzen oder unklarer Abläufe nicht in der Lage, eigenverantwortlich Prüfungen durchzuführen, sobald ein hinreichend begründeter Anfangsverdacht vorliegt. Damit dürfte eine wesentliche Einschränkung ihrer Unabhängigkeit vorliegen.

Insgesamt zeigt dieses Beispiel, dem wir andere hinzufügen könnten, dass die Ausgestaltung eines funktionierenden Whistleblowings nicht nur davon abhängt, einen Verantwortlichen zu benennen und ihn ansonsten mit der Aufgabe im Regen stehen zu lassen. Hierdurch werden Hinweisgeber verunsichert oder auch ganz davon abgehalten, ihr Wissen zu dolosen Handlungen bekannt zu geben.