Neue Bestimmung zum Arbeitnehmerdatenschutz ab 1. September 2009

Der Gesetzgeber hat mit dem neuen § 32 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) eine besondere Bestimmung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Beschäftigtendaten geschaffen, die auch Papierakten und handschriftliche Aufzeichnungen umfasst. § 3 Abs. 11 BDSG stellt klar, dass die neue Regelung für sämtliche Beschäftigungsverhältnisse gilt, auch für Beamtinnen und Beamte des Bundes. Einbezogen werden auch die Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis.

Personenbezogene Daten eines Beschäftigten dürfen nunmehr nur unter folgenden Voraussetzungen erhoben, verarbeitet oder genutzt werden: Sie müssen erforderlich sein für die

Begründung, d.h. für die Entscheidung, ob jemand eingestellt wird:

Daten, die für das konkrete Beschäftigungsverhältnis nicht relevant sind, dürfen nicht erhoben werden.

Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses:

Zulässig sind die Arbeiten, die zum üblichen Geschäft von Personalabteilungen gehören, etwa die Zahlbarmachung von Entgelten, die Planung des Personaleinsatzes und die Durchführung von Personalentwicklungsaufgaben. Sofern im Rahmen des Wiedereingliederungsmanagements für längerfristig erkrankte Beschäftigte Daten verarbeitet werden sollen, ist darauf zu achten, dass die Teilnahme an derartigen Programmen für die betroffenen Beschäftigten freiwillig ist. Die Erfassung von Diagnosedaten hat zu unterbleiben.

Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses:

Soweit personenbezogene Daten für das Beschäftigtenverhältnis erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, verdrängt der neue § 32 BDSG als Spezialvorschrift die Regelung des § 28 BDSG. Die Verwendung von Daten mit direktem oder indirektem Bezug auf einzelne Beschäftigte für andere Zwecke als für das Beschäftigungsverhältnis kann allerdings weiterhin durch eine Interessenabwägung nach § 28 BDSG gerechtfertigt sein.

So ist es der internen Revision eines Unternehmens unbenommen, die Richtigkeit von Buchungsvorgängen zu überprüfen, da hier keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen von Beschäftigten vorliegen.

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Beschäftigtendaten ist zur Aufdeckung von Straftaten nur in engen Grenzen zulässig. Danach müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:
Es muss eine beschäftigungsbezogene Straftat in Betracht kommen (etwa Diebstahl von Betriebseigentum). Steht bereits fest, dass eine Straftat nur den rein privaten Bereich des Beschäftigten betreffen würde, ohne dass ein Bezug zum Beschäftigungsverhältnis besteht, kann die Datenerhebung und -verwendung nicht auf § 32 BDSG gestützt werden.
Es müssen dokumentierte tatsächliche Anhaltspunkte – das heißt Fakten – darauf hindeuten, dass der Beschäftigte eine beschäftigungsbezogene Straftat begangen hat. Ein verdachtsloser Massenabgleich von Beschäftigtendaten ist nicht zulässig.

Grundsätzlich gilt auch weiterhin, dass die Erhebung und Verwendung der Beschäftigtendaten nach Art und Ausmaß – sowohl qualitativ als auch quantitativ – nicht unangemessen sein darf. In jedem Einzelfall sind die Eingriffsintensität und das Aufdeckungsinteresse gegeneinander abzuwägen. Dabei ist stets darauf zu achten, solchen Instrumenten den Vorzug zu geben, die möglichst wenig in das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Beschäftigten eingreifen. Soweit sich etwa Erkenntnisse auch durch Auswertung anonymer Daten gewinnen lassen, ist auf eine personenbezogene Auswertung zu verzichten.

§ 32 BDSG stellt keine Vollregelung jeglichen Umgangs mit Beschäftigtendaten dar. Eine solche kann erst mit einem Arbeitnehmerdatenschutzgesetz erfolgen.