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Policies & procedures

Unter Policies und procedures, einem aus dem angelsächsichen Raum stammendem Fachbegriff versteht man in einem leider etwas sperrigen Deutsch Ablaufbeschreibungen für Prozesse.


Diese Ablaufbeschreibungen sind Dokumente, die organisationsintern Bindungscharakter haben und insoweit auch relevant für die Compliance sind.

Ablaufbeschreibungen gibt es für ganz verschiedene Bereiche. Sie werden oftmals noch weiter untergliedert, wobei hierbei die Untergliederung in einer einzigen großen Beschreibung gefasst sein kann oder aber auch in weiteren Dokumenten. Beispielhafte Prozesse dürften sein:

  • Einkauf und Beschaffung (Unterthemen: Markttforschung, Lieferantenauswahl, Lieferantenentwicklung, Ausschreibungen, usw.)
  • Personal (Unterthemen: Personalbeschaffung, Personalauswahl, Personalentwicklung, Personalentlohnung, usw.)
  • Finanz- und Rechnungswesen (Unterthemen: Buchungsanweisungen, Inventurdurchführung, Versicherungswesen, Bilanzierung und Bewertung, usw.)

Diese Ablaufbeschreibungen sollen sicherstellen, dass einheitliche Vorgaben für die Mitarbeiter vorhanden sind und eine gewisse Homogenität in der Abwicklung besteht.

Ablaufbeschreibungen werden auch für die Leistungsbeurteilung herangezogen und stellen insofern eine Grundlage für die Personalentwicklung dar.

Im Kontext der Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität sollen Ablaufbeschreibungen dafür sorgen, dass in einem Prozess Kontrollen identifiziert sind und ein Vier-Augen-Prinzip umgesetzt worden ist. Diese Grundlagen für ein effektives Internes Kontrollsystem (IKS) können manuell oder maschinell gelegt sein.

Wichtig, aber in der Praxis nach unserer Erfahrung die Ausnahme, ist der Blick auf die Kontrollen. Weil Fachbereiche aber eben Fach-Bereiche und keine Meister der Kontrollen sind, fallen Ablaufbeschreibungen in der Praxis häufig dürftig aus, was IKS-Komponenten angeht.

Externe und interne Träger der Überwachung haben die Aufgabe, wichtige Ablaufbeschreibungen der Organisation zu analysieren und gegebenenfalls auch Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten.